办公室经常要销毁保密文件，比如客户信息、财务报表，碎纸机是必备工具。但碎纸机的选择有讲究，不同保密级别选不同功能的，才能确保文件安全。
碎纸机的碎纸效果分粒状、条状、段状，保密级别最高的是粒状，碎纸尺寸越小，越难复原，适合销毁高度保密的文件，比如合同、财务数据；条状和段状适合销毁普通文件，比如废弃的报表、便签。碎纸能力也很重要，一次能碎10张以上纸张的适合办公用，选带自动进纸功能的，能节省时间，不用一张一张喂纸。
碎纸机还要有过热保护功能，连续工作时间长了会自动停机，避免烧坏电机。选带万向轮的款式，方便移动，放在办公室的角落不占地方。使用碎纸机时，别碎硬东西，比如回形针、订书钉，会损坏刀头；碎纸桶满了要及时清理，避免堵塞。定期给刀头加润滑油，保持碎纸顺畅，延长使用寿命。买碎纸机要选售后好的品牌，刀头坏了能及时维修更换。